Cosa succede quando sull’estratto conto previdenziale di un dipendente appare la temuta “Nota 18”?

“Periodo da accertare”: spesso l’INPS non dispone delle informazioni necessarie per la verifica e attiva l’ente datore di lavoro – cioè la scuola – chiedendo di intervenire. Se ignori questa richiesta, la posizione assicurativa verrà valutata solo sulla base dei dati parziali già accertati, con rischi enormi per il calcolo della pensione o della buonuscita (TFS/TFR) del dipendente.

In questo articolo vediamo come prendere in carico la situazione e agire chirurgicamente in Nuova PassWeb per sanare le incongruenze tra i flussi inviati dal MEF e la banca dati INPS, distinguendo correttamente tra ciò che puoi modificare tu e ciò che invece richiede l’intervento di NoiPA.

1) Analisi preliminare: la natura della “Nota 18” e la Certificazione

Il primo passo non è correggere, ma capire lo stato della pratica. La “Nota 18” segnala un periodo che l’INPS non ha potuto validare automaticamente. 

Attenzione: l’anomalia non si risolve semplicemente correggendo i dati numerici. La scuola deve verificare il periodo agli atti, sistemarlo in PassWeb e, passaggio obbligatorio, certificarlo. Solo con l’avvenuta certificazione (funzione Certificazione Servizi) la “Nota 18” scompare definitivamente dalla posizione assicurativa.

Per intervenire, devi accedere a Nuova PassWeb e verificare lo stato della posizione:

• Se la posizione è in stato “Libera” o “Lavorabile”, puoi procedere immediatamente;
• Se è in stato “In lavorazione”, significa che la pratica è già in carico a un operatore INPS o presso un’altra sede scolastica: in questo caso, il sistema ti bloccherà con un alert specifico e non potrai operare finché la posizione non verrà rilasciata.

Una volta dentro, la funzione fondamentale è “Lista Rapporti di Lavoro”. Qui puoi visualizzare la storia retributiva e contributiva aggregata per “Tipo Impiego ed Iscrizione” o per “Anno e Retribuzione”. È qui che devi confrontare i dati a sistema con il fascicolo personale (decreti, stati matricolari): spesso l’errore è un periodo mancante o un imponibile che non corrisponde.

2) Lista Rapporti di Lavoro: come correggere periodi errati (fino al 2013)

Per gli iscritti alla Gestione Pubblica (CTPS), esiste uno spartiacque temporale fondamentale. Se rilevi un errore in un periodo di servizio fino al 31 dicembre 2013, hai il potere di intervenire direttamente in PassWeb.

In questo arco temporale, l’applicativo ti permette di:

• Modificare un periodo: se le date o gli importi sono errati, entri nel dettaglio, clicchi su “Modifica Periodo di Servizio”, correggi e salvi;
• Inserire un periodo mancante: puoi usare la funzione “Inserimento periodo di servizio” o, molto più velocemente, la funzione “Copia periodo di servizio”.
  Quest’ultima è utilissima per replicare un periodo simile (es. una supplenza ricorrente) modificando poi solo le date specifiche, risparmiando tempo prezioso ed evitando errori di digitazione sui dati previdenziali;
• Dividere un periodo: se un contratto annuale include un periodo di aspettativa non retribuita che interrompe l’anzianità, puoi usare “Dividi Periodo di Servizio” per spezzare il lasso temporale e gestire i due segmenti separatamente.

Attenzione: i dati economici certificati/validati dal MEF non dovrebbero essere toccati se non in presenza di errori evidenti.

3) Il “muro” del 2014: quando PassWeb non basta e serve NoiPA

Qui molti operatori commettono errori procedurali. Dal 1° gennaio 2014 in poi, l’alimentazione della banca dati avviene tramite flussi Uniemens ListaPosPA. Se trovi un errore in questo arco temporale (es. un periodo di servizio successivo al 2014 errato o assente), non puoi correggerlo direttamente in PassWeb. La procedura corretta è rapportarsi con il MEF tramite il portale NoiPA, richiedendo “Assistenza” per la correzione dei flussi. Sarà poi NoiPA a inviare le denunce a variazione per sistemare la posizione assicurativa. 

Ricorda: PassWeb recepisce, ma per il post-2014 comanda il flusso Uniemens.

4) L’eccezione dei Compensi Accessori (2013-2019): la caratterizzazione

Esiste un caso specifico in cui, anche per periodi recenti, devi intervenire manualmente. Riguarda i cosiddetti “compensi fuori sistema” (es. FIS, progetti, ore eccedenti) liquidati direttamente dalla scuola e trasmessi via Uniemens tra il 2013 e il 2019.

Questi flussi spesso si “sovrappongono” ai periodi di servizio principale inviati da NoiPA, creando errori bloccanti. In questo caso, non devi cancellarli, ma usare la funzione “Caratterizza Tipologia Periodo di Servizio” e selezionare la voce “Retribuzioni accessorie”. Questa operazione è fondamentale: “schiaccia” il periodo, trasformandolo da un servizio temporale a un semplice importo economico che si somma all’imponibile principale, sbloccando la posizione e rendendola utile ai fini della misura della pensione.

5) Lista Dati Integrativi: l’arma segreta per inserire ciò che manca

Ci sono informazioni per la pensione che i flussi MEF non trasmettono o trasmettono parzialmente, ma che sono vitali per la pensione. 

Per queste, devi usare la “Lista Dati Integrativi”. In questa sezione puoi inserire manualmente:

• Dati Ultimo Miglio: Fondamentali per il calcolo della quota A di pensione (retribuzione alla cessazione) e per il TFS. Vanno inseriti manualmente se non presenti;
• Anticipo DMA: Se un dipendente cessa dal servizio (es. 31 agosto) e il flusso Uniemens di quel mese non è ancora arrivato (succede spesso, visti i tempi tecnici), puoi inserire un “Anticipo DMA” per permettere all’INPS di lavorare subito la pratica senza attendere ottobre;
  PassWeb permette l’inserimento dell’Anticipo DMA solo se a sistema è già presente la domanda di pensione o di ricongiunzione in uscita. In caso contrario, il sistema restituirà un alert di errore;
• Periodi riscattati/ricongiunti: Vanno inseriti in “Lista Servizi da Prestazione” esattamente come riportati nei decreti (senza mai accorparli), distinguendo tra provvedimenti con e senza onere.

Solo dopo aver bonificato questi dati, ed esserti assicurato che non vi siano periodi sovrapposti o scoperti, potrai procedere alla Certificazione (o Validazione, se operi con quel profilo). 

Ricorda: la “Nota 18” sparirà definitivamente solo dopo che l’Ente (la scuola) avrà certificato la posizione, assumendosene la responsabilità.

Conclusione

Sistemare la Posizione Assicurativa e far sparire la “Nota 18” è solo il primo, fondamentale passo. Una volta bonificati i dati, occorre gestire la liquidazione della buonuscita, abbandonando il vecchio modello cartaceo PL1 per passare alla procedura digitale. Per padroneggiare l’intero processo, dall’inserimento dell’Ultimo Miglio fino alla Comunicazione di cessazione, partecipa al corso “Il TFS Telematico” in programma il 3 marzo con Stefania Pierangeli, la maggior esperta italiana della piattaforma Nuova Passweb.

Assicurati che i tuoi colleghi ricevano correttamente la loro liquidazione.