La Firma Elettronica Avanzata del personale della scuola

La normativa relativa alla digitalizzazione è in continua evoluzione. Le linee guida dell’Agid sono diventate il punto di riferimento per gestire, snellire e migliorare l’azione amministrativa delle pubbliche amministrazioni.

L’azione amministrativa deve necessariamente seguire i principi dettati dalla normativa vigente e, a partire da gennaio 2022, è obbligatorio per la PA l’utilizzo delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione nei procedimenti amministrativi per il definitivo passaggio da una amministrazione analogica a digitale.

Negli ultimi anni è radicalmente cambiato l’ambiente di lavoro all’interno delle segreterie scolastiche, con nuovi adempimenti, nuovi strumenti e procedure.

Il documento cartaceo è stato sostituito dal documento informatico: un documento dinamico, difficile da tutelare, proteggere, spesso su cloud e che richiede un nuovo modello organizzativo che si adatti alle logiche del documento stesso.

Per digitalizzare l’attività amministrativa, la normativa mette a disposizione i seguenti strumenti innovativi:

  • documento informatico
  • firme elettroniche
  • archiviazione e conservazione digitale
  • posta elettronica
  • sito internet

Tutti questi strumenti devono essere gestiti attraverso un sistema di protocollazione informatica ed un sistema di conservazione a norma; i flussi documentali devono conformarsi a validi modelli e logiche di archiviazione digitale, con costante attenzione al trattamento dei dati personali e alla sicurezza informatica.

Molte procedure analogiche all’interno delle segreterie sono state già digitalizzate attraverso l’utilizzo dei nuovi strumenti:

ordinativo informatico locale, attraverso il quale si trasmettono i mandati di pagamento e le reversali di incasso in formato elettronico;

piattaforma acquisti in rete, attraverso la quale si acquistano beni e servizi in un mercato elettronico;

gestione supplenze in cooperazione applicativa, attraverso il quale viene gestito il fascicolo giuridico e contabile del personale scolastico in formato elettronico;

portale istanze on line,  attraverso il quale vengono gestiti alcuni procedimenti amministrativi del personale;

firma elettronica con SPID;

Pagoinrete

Quindi possiamo affermare che la modalità informatica rappresenta la regola per la gestione di tutti i procedimenti amministrativi, mentre quella cartacea diventerà l’eccezione, a cui ricorrere solo nel caso in cui la Scuola dimostri di essere impossibilitata ad utilizzare le nuove tecnologie.

Per poter governare l’intero ciclo di vita del documento informatico, la Scuola ha avuto notevoli difficoltà di gestione soprattutto nel far sottoscrivere ai dipendenti i documenti in modalità elettronica. Abbiamo dovuto per molto tempo stampare i contratti, nomine, verbali, incarichi per acquisire in modalità analogica la firma autografa sul documento.

Un grande passo in avanti, relativo alla digitalizzazione del procedimento amministrativo,  è stato fatto quando l’AgID, con la Determinazione n.157/2020 del 23 marzo 2020, ha emanato le Linee Guida che consentono di firmare documenti informatici con SPID, in conformità all’art. 20 del CAD.

Grazie alle Linee Guida, la firma apposta con Spid avrà lo stesso valore giuridico della firma autografa, consentendo ai dipendenti e non solo di sottoscrivere nomine e contratti. Uno strumento che si va ad aggiungere alla firma elettronica qualificata (firma digitale) favorendo il processo di digitalizzazione dei procedimenti.

Successivamente il Ministero dell’Istruzione ha fornito con la nota 3868 del 10/12/2021, un nuovo servizio (SIGILLO),  una soluzione di Firma Elettronica Avanzata (FEA) che consente di apporre la firma elettronica sui documenti prodotti dall’Amministrazione.

La Firma Elettronica Avanzata

I principali requisiti della Firma Elettronica Avanzata sono:

  • il legame indissolubile tra il documento e il firmatario;
  • la possibilità di verificare che il documento informatico sottoscritto non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma.
  • il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma;
  • l’identificazione del firmatario del documento;

L’utilizzo di quest’ultimo strumento ci permette di adempiere in toto alle nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, in vigore a partire dal 1/01/2022.

La gestione della FEA è implementata attraverso due applicativi diversi:

  1. Sigillo-Gestione: gestione personale di segreteria – applicativo del SIDI (Sistema Informativo dell’Istruzione) che permette a Dirigenti scolastici (DS), Direttori dei Servizi Generali e Amministrativi (DSGA) e agli utenti delle  segreterie scolastiche da loro accreditati di utilizzare il servizio di Firma Elettronica Avanzata “Sigillo”;
  2. Sigillo: gestione utenti firmatari – consente in ogni momento di apporre delle firme su documenti prodotti dalle Scuole, senza la necessità di utilizzare un certificato di firma digitale

Questo nuovo servizio permette di poter monitorare e caricare due diverse tipologie di documenti:

– a firma singola, per i quali sarà possibile richiedere la firma ad un solo firmatario;

– a firma multipla, per i quali sarà possibile richiedere la firma a più firmatari

https://iam.pubblica.istruzione.it/iam-ssum/sso/login https://fea.pubblica.istruzione.it/fea-web/app/home

Il nuovo servizio a disposizione dal portale SIDI è direttamente visibile alle utenze del DS/DSGA, il personale di segreteria deve essere abilitato al servizio mediante le ordinarie procedure di abilitazione previste per tutti i servizi del Portale SIDI. 

Il nuovo servizio permette inoltre di gestire le seguenti casistiche:

  1. Caricare un documento già firmato dal DS (firma digitale) e ad apporre successivamente la FEA del dipendente;
  2. Caricare un documento e predisporre la firma in diversi sezioni del documento (più firme da parte dello stesso soggetto);
  3. Caricare il documento e far firmare ad un soggetto estraneo all’Amministrazione in possesso di SPID (esperto/genitore);

Con nota 3615 dell’1/09/2023, il Ministero informa le scuole dell’implementazione delle nuove funzionalità di firma elettronica avanzata (FEA), in particolare:

– la gestione dei contratti del personale docente immesso in ruolo per l’a.s. 2023/24, in assegnazione provvisoria, come esplicitato dalla nota n.3895 del 31 agosto 2023 della Direzione Generale per il personale scolastico;

– la gestione dei contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente ed ATA

Tale aggiornamento consente al dirigente scolastico e al personale docente o ATA di firmare digitalmente il contratto di lavoro, mediante l’utilizzo del sistema ministeriale di FEA “Sigillo” all’interno delle procedure di cooperazione applicativa.

Si riportano i passaggi da seguire riportati dalla nota MIM per la gestione dei contratti  del personale supplente breve e a tempo determinato, qualora si intenda avvalersi delle nuove funzionalità:

  • inserimento dei dati contrattuali a sistema;
  • scelta della modalità di firma con FEA;
  • convalida prospetto R-1/R-2: la procedura si occupa di inviare automaticamente il contratto al sistema Sigillo per l’apposizione della firma elettronica avanzata;
  • firma delle parti contraenti, opportunamente informate da specifica messaggistica inviata via mail da parte del sistema Sigillo;
  • download del contratto firmato elettronicamente da Sigillo e protocollazione, utilizzando i normali applicativi in dotazione alla scuola;
  • invio al sistema NoiPA per il pagamento

Tutti i passaggi per la nomina da parte di un docente

Esaminiamo le fasi da seguire per la firma di una nomina da parte di un docente:

  1. Accedere sul portale SIDI, funzione Sigillo, Gestione documento 🡪 carica ricerca del dipendente e caricare il file da firmare

2. Predisposizione campi relativi alla firma del documento

3. Ricerca del nominativo firmatario, se non è stata creata una rubrica selezionare Manuale

4. Inserire codice fiscale del dipendente oppure codice meccanografico della scuola da cui prelevare nominativo, e seguire i passaggi in figura.

5. Al docente arriva una mail di notifica del documento da firmare:

6. Il dipendente clicca sul link allegato alla mail, accede alla piattaforma Sigillo, spunta il documento da firmare e attraverso le credenziali SPID appone la propria firma.

7. All’interno del portale il dipendente ha un pannello che gli permette di visualizzare:

  • documenti da firmare
  • documenti in attesa
  • documenti archiviati

8. Dopo aver firmato il sistema invia due notifiche al dipendente, documento firmato e firma apposta.

9. Il personale di segreteria può scaricare dal portale Sidi il documento firmato dal dipendente per le relative attività amministrative. 

10. Dalla voce Archivio sono presenti tre modalità diverse per ricercare i documenti firmati.

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