L’ Indice dei domicili digitali delle Pubbliche Amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi obbliga le scuole alla tempestività nella registrazione e nell’aggiornamento dei contenuti, che deve avvenire con cadenza almeno semestrale.

La mancata comunicazione delle informazioni è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell’attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili.

Con una nota* il Ministero ricorda alle istituzioni scolastiche l’obbligo di iscrizione al portale IPA e il relativo aggiornamento o conferma almeno ogni 6 mesi dall’ultima operazione.

^{*m_pi.AOODGSIS del 13-12-2022 n. 4411}

In particolare la scuola deve effettuare le seguenti operazioni in ordine di priorità:  

1. registrare l’Area Organizzativa Omogenea (AOO) ed eleggere il proprio domicilio digitale se non è stato ancora fatto;

2. aggiornamento dati;

3. confermare i dati pubblicati almeno ogni sei mesi dall’ultima verifica;

4. inserire ulteriori dati:

• social network
• servizi digitali
• inserire se si utilizza ulteriore mail oltre a quella istituzionale 

Potrebbe succedere che il nuovo DS o il nuovo DSGA non riesca a visualizzare l’amministrazione di propria competenza, in questi casi bisogna provvedere a seguire le indicazioni previste dalla voce Servizi per gli enti e nominare il Referente (figura 1).

Figura 1 – Nomina Referente

Accesso portale IPA

Per accedere alla piattaforma cliccare sul seguente link: https://indicepa.gov.it/

• cliccare su Area Riservata ed inserire le credenziali SPID o codice fiscale e password 

Figura 2 – accesso area riservata

1. Registrare l’Area Organizzativa Omogenea (AOO )  ed eleggere il proprio domicilio digitale 

Il domicilio digitale coincide con la posta elettronica certificata ministeriale, [email protected], mentre l’Area Organizzativa Omogenea è identificata dalla denominazione della stessa scuola.

Per gestire i dati dell’ AOO cliccare su Aree Organizzative Omogenee  (figura 3)

Figura 3 – dati AOO

• per inserire una nuova AOO cliccare icona  (figura 4) oppure vedere le opzioni di gestione  sotto la voce Azione.

Figura 4 – gestione AOO

Si ricorda che i campi “Denominazione AOO” e “Codice AOO” (figura 5) devono coincidere con i campi della segnatura di protocollo del nostro sistema documentale, indi nel caso siano diversi bisogna impostare correttamente i parametri del nostro sistema documentale. Attenzione però, durante l’aggiornamento del portale il codice dell’AOO è stato inserito automaticamente dall’Agid e non è un dato soggetto a modifica.

Riportiamo un esempio del file di segnatura di protocollo con prot. n. 10954 del 26-09-2023 con AOO=c_b099

Figura 5 – segnatura di protocollo

2. Aggiornamento dati

Dalla voce del portale “Aggiornamenti Dati”, selezionare “ENTE”  (Figura 6)

Figura 6 – aggiornamento dati

• per controllare e modificare i dati della scuola cliccare su Ente e provvedere alla modifica ed integrazione dei dati:
  • cliccare icona  per modificare dati;
  • cliccare icona  per aggiungere dati

3. Confermare la data di verifica dati

Per aggiornare la data di verifica cliccare sulla voce “qui”  (figura 7)

Figura 7 – verifica dati

Successivamente cliccare sulla voce “aggiorna dati” (figura 8) poi chiudere finestra.

Figura 8 – conferma aggiorna dati

4. Dati ulteriori

Oltre a dati fondamentali relativi all’Amministrazione è anche possibile integrare i canali social, i servizi digitali attivi ed inserire ulteriori indirizzi di posta elettronica in uso dalla Scuola.

Inserimento Social network 

• seguire passaggi del § 2 per aggiornare dati Ente, poi cliccare sull’icona  per aggiornare i dati (figura 9)

Figura 9 – canali social

• inserire URL (indirizzi web)  dei canali social e poi salvare le modifiche (figura 10)

Figura 10 – URL canali social

Inserimento Servizi digitali

• seguire passaggi del  § 2 per aggiornare dati Ente, poi cliccare sull’icona per inserire servizi (figura 11) 

Figura 11 – servizi digitali

Si riportano degli esempi riguardanti la gestione del registro elettronico e dell’albo on line. 

Dal menu a discesa selezionare i servizi digitali da inserire: 

Inserimento ulteriore mail

• seguire i passaggi del  § 2 per aggiornare dati Ente, cliccare sull’icona per inserire altra mail (figura 12- 13) 

Figura 12.1 – aggiungere mail

Figura 12.2 – aggiungere mail

Non dimenticate prima del ‘logout’  di aggiornare la data  di verifica dei dati del portale, attraverso le operazioni del § 3. 

Le modifiche al portale saranno visibili entro 48 ore dall’ aggiornamento della piattaforma.