Categorie
News ANQUAP News RSS

Gli inventari delle Istituzioni Scolastiche – linee guida per la gestione del patrimonio

Cerca nel sito

A decorrere dal 01 Settembre 2000, in base al combinato disposto della Legge 59/97 ed il DPR 275/99, alle istituzioni scolastiche sono state attribuite le funzioni in materia patrimoniale, divenendo, così, proprietarie dei beni che compongono il proprio patrimonio, completamente svincolato da quello dello stato.

Tale cambiamento ha comportato notevoli responsabilità, soprattutto, in capo al consegnatario dei beni mobili di proprietà della scuola che la tabella D del CCNL 29.11.2007 individua nel profilo del Direttore SGA, come confermato dal Decreto Interministeriale 129/2018 (Regolamento recante istruzioni generali sulla gestione amministrativo-contabile delle istituzioni scolastiche) al comma 1 dell’articolo 30.

Fatta questa dovuta premessa, appare utile, prima di focalizzare l’attenzione sulla gestione vera e propria dei beni, analizzare le responsabilità e funzioni dei soggetti che, responsabilità diversificate, intervengono nella gestione dei beni che costituiscono il patrimonio dell’Istituzione Scolastica.

FIGURE DI SISTEMA

Le figure che, a vario titolo, si occupano della gestione del patrimonio sono delineate dal Decreto Interministeriale 129 -TITOLO III- e, ancor più attentamente esaminate dalle linee guida per la gestione del patrimonio e degli inventari delle Istituzioni Scolastiche, trasmesse dal Ministero dell’Istruzione con nota prot. 4083 del 23.02.2021:

Consegnatario (art. 30 comma1) con il compito, tra l’altro, di conservare e gestire i beni dell’Istituzione; curare la manutenzione dei beni; vigilare sul regolare utilizzo dei beni e coordinare eventuali sub-consegnatari. Il consegnatario può essere considerato agente amministrativo responsabile dei beni mobili ricevuti in consegna, dei quali è tenuto alla gestione con diligenza e cura in quanto necessari allo svolgimento delle ordinarie attività degli istituti scolastici

Sostituto del consegnatario (art.30 comma 2), appunto sostituisce il consegnatario in caso di assenza o impedimento temporaneo. Esso è nominato dal Dirigente Scolastico, con proprio provvedimento. Tale funzione rientra nella più ampia sostituzione del Direttore SGA temporaneamente assente, la cui proposta di individuazione viene effettuata nell’ambito del Piano di Lavoro del Personale ATA, nel rispetto di quanto stabilito dall’articolo 56 comma 4 del CCNL 2006/2009 e dalla sequenza contrattuale del 25.07.2008.

Sub-consegnatario (art.30 comma 3) nominato dal Dirigente Scolastico nei casi di particolare complessità e dislocazione. Esso risponde della consistenza e della conservazione dei beni affidati con regolare verbale, da parte del consegnatario, al quale fa riferimento in caso di variazioni intervenute.

Può essere considerato quale agente secondario, che opera alle dipendenze dell’agente principale ovvero del consegnatario, in termini di coordinamento funzionale.

Il/i sub-consegnatari possono essere individuati tra il personale Docente e ATA in servizio

Affidatario (art.35 comma 1) viene indicato dal Dirigente Scolastico al Direttore SGA per la custodia del materiale didattico, tecnico, scientifico dei gabinetti, dei laboratori e delle officine, con l’obbligo di segnalare al consegnatario l’eventuale funzionamento anomalo delle attrezzature, eventuale reintegro di scorte di materiale di consumo ed eventuali spostamenti dei beni custoditi.

L’affidatario può essere individuato tra il personale docente utilizzatore dei laboratori, tra il personale insegnante di laboratorio o tra il personale tecnico.

COMPOSIZIONE DEL PATRIMONIO

Delineati i soggetti che possono intervenire nella gestione dei beni costituenti il patrimonio delle Istituzioni Scolastiche (sub-consegnatario e affidatario non sono obbligatori), occorre sottolineare quali possono essere i beni che compongono il patrimonio stesso:

Beni Immobili. Qualora tali beni siano di proprietà dell’Istituzione Scolastica, vedono quale consegnatario il Dirigente Scolastico. Tali beni devono essere annotati nell’apposito registro con l’indicazione di tutti i dati catastali, il valore e l’eventuale rendita annua, l’eventuale esistenza di diritti a favore di terzi, la destinazione d’uso e l’utilizzo attuale.

Beni Mobili. Suddivisi per categorie.

Beni di valore storico-artistico che presentano un interesse storico o archeologico

Libri e materiale bibliografico comprese le raccolte multimediali

Valori mobiliari. Titoli emessi dallo stato o da Enti pubblici o privati

Veicoli e natanti che vanno inventariati con l’indicazione di tutti gli elementi volti ad individuare il bene in maniera univoca: Tipologia di mezzo – anno di immatricolazione – cilindrata – targa

Tutti i beni, distinti per categorie, vanno assunti in inventario immediatamente dopo la consegna ed il verbale di collaudo.

Non si iscrivono in inventario:

  • Il materiale di facile consumo
  • I beni di valore inferiore ad € 200,00 Iva compresa, che non facciano parte di una universalità di beni mobili
  • Le riviste ed i libri destinati alle biblioteche
  • Le licenze d’uso

La gestione dei beni sinora descritti, avviene in base a quanto stabilito dal Decreto Interministeriale 129/2018, il quale al comma 3 dell’art.29 introduce un’importante novità, ovvero rende obbligatoria la delibera di un proprio Regolamento per la gestione del patrimonio e degli inventari di ogni Scuola. Tale Regolamento è determinante perché deve contenere anche le disposizioni per la gestione dei beni non soggetti all’iscrizione negli inventari. Regolamento, che una volta approvato, va inviato all’USR territorialmente competente.

AGGIORNAMENTO SCRITTURE CONTABILI

Quindi, un’Istituzione Scolastica, una volta definite le figure indispensabili per la gestione, in base alla propria struttura ed approvato il regolamento di cui all’art. 29 del D.I. 129/2018, può procedere con tutte le operazioni tecniche che consentono di avere un patrimonio sempre aggiornato sia in termini di quantità che di valori.

Infatti, oltre ad aggiornare il patrimonio, inventariando i beni ogni qual volta essi vengano acquistati/donati, l’art.31, comma 9 del D.I. 129/2018 prevede che le Istituzioni Scolastiche provvedano:

1)    alla ricognizione dei beni almeno ogni 5 anni.

La ricognizione dei beni ha lo scopo di verificare la presenza dei beni nell’istituzione scolastica, la loro dislocazione e, soprattutto, lo stato d’uso degli stessi.

L’operazione deve essere obbligatoriamente effettuata al momento in cui il Direttore SGA cessa dal proprio ufficio. (articolo 30 -D.I. 129/2018), in contraddittorio con il Direttore SGA entrante, il Dirigente Scolastico ed il Presidente del Consiglio di Istituto, entro 60 giorni dalla cessazione dell’ufficio del Direttore SGA. La ricognizione è operazione propedeutica per poter procedere alla formalizzazione del PASSAGGIO DI CONSEGNE tra il consegnatario uscente e quello subentrante.

L’operazione deve risultare da apposito verbale ed effettuata entro 60 giorni dalla cessazione dall’ufficio.

Il verbale deve riportare la tipologia, la quantità ed il valore dei beni inventariati ed esistenti al momento del subentro.

Qualora dovessero emergere discordanze tra la situazione di fatto e quella di diritto, è necessario darne conto in modo esplicito, indicando, se conosciute, le relative giustificazioni.

Il Regolamento attribuisce al Dirigente scolastico il potere di emettere il provvedimento formale di discarico dei beni mancanti, nel quale deve essere indicato l’obbligo di reintegro a carico degli eventuali responsabili. Il suddetto provvedimento di discarico non produce alcun effetto legale di liberazione, rimanendo impregiudicata l’eventuale azione di responsabilità amministrativa. 

Se l’obbligo di reintegro o, in alternativa, la rifusione del prezzo corrente del bene mancante, rimane disatteso dovrà essere prodotta la relativa segnalazione alla competente Procura Regionale della Corte dei Conti.

Il Dirigente Scolastico è tenuto ad adottare ogni iniziativa per consentire il rispetto del termine dei 60 giorni. Egli avrà cura di individuare una data, d’intesa con i Direttori interessati, per procedere al passaggio di consegne

Nell’ipotesi di comportamenti omissivi, negligenti o, peggio, ostruzionistici e dilatori da parte dei soggetti coinvolti, va comunque effettuato il passaggio di consegne dei beni, al fine di rendere trasparente la responsabilità delle gestioni di pertinenza, situazioni che potranno eventualmente dar luogo all’avvio di un procedimento disciplinare

Nel caso in cui non si verifichi il formale passaggio di consegne, il Direttore subentrante – sostanzialmente quale consegnatario di fatto, soprattutto con la predisposizione del conto del patrimonio in occasione del conto consuntivo – è corresponsabile in solido, unitamente al Direttore uscente, della gestione patrimoniale

In ogni caso, qualora in sede di passaggio di consegne – sia in contraddittorio, sia nella forma suppletiva appena delineata – dovessero emergere delle mancanze, sarà il Dirigente scolastico ad operare gli opportuni accertamenti volti ad individuare la sussistenza di eventuali ipotesi di responsabilità amministrativa e contabile.

Il D.S .G .A . può, infatti, incorrere in:

·       una responsabilità di tipo amministrativo, da intendersi come quella responsabilità di natura patrimoniale nella quale incorrono gli amministratori e i dipendenti pubblici che per inosservanza degli obblighi di servizio, abbiano arrecato un danno erariale all’Amministrazione, ai sensi degli artt. 18 e 19 del D.P.R. 10 gennaio 1957, n. 310; 

·       una responsabilità di tipo contabile, da intendersi come quella responsabilità imputabile agli agenti contabili, ovvero a tutti coloro che hanno a qualsiasi titolo in consegna denaro, beni o altri valori pubblici, o comunque ne abbiano avuto la disponibilità materiale (di cui agli artt. 74, 84 e 85 del R.D. 18 novembre 1923, n. 2440 e art. 194 del R.D. 23 maggio 1924, n. 827)

Il Regolamento non contempla la possibilità di apporre la clausola della riserva al passaggio di consegne, per cui tale opzione è da ritenersi preclusa

2)    al rinnovo dell’Inventario e la rivalutazione dei beni almeno ogni 10 anni od ogni qualvolta si renderà necessaria per la sistemazione dell’inventario stesso. Tale operazione consiste in una serie di operazioni finalizzate all’aggiornamento del patrimonio alla situazione di fatto.

Le linee guida hanno riepilogato le fasi di tale operazione che dovrà necessariamente concludersi entro il 31 Dicembre 2021 e presuppone le seguenti attività:

Þ        Nomina della commissione: costituita da un numero dispari di componenti tra i quali il Dirigente Scolastico (di diritto); il Direttore SGA (non obbligatorio) ed altri componenti scelti tra il personale il servizio, in possesso di specifiche competenze tecniche. Essa ha il compito di verificare la reale consistenza patrimoniale attraverso la ricognizione; rilevare lo stato d’uso dei singoli beni; proporre le opportune sistemazioni contabili allo scopo di riconciliare le scritture con la situazione di fatto.

Þ        Ricognizione consiste in una verifica fisica dei beni esistenti e dello stato d’uso. L’attività svolta dovrà essere formalizzata in un apposito documento/verbale nel quale dovranno essere descritte le operazioni compiute nonché la situazione accertata. Il modello PV/base riassumerà quanto rinvenuto:

–        Beni Esistenti alla data della ricognizione (Elencanti nel Modello PV/1)

–        Beni non rinvenuti o mancanti (Elencati nel Modello PV/2

–        Beni non ritenuti più utilizzabili (Elencati nel Modello PV/3)

Il Dirigente Scolastico adotterà eventuali provvedimenti necessari alla tutela dei beni.

In fase di ricognizione potranno, quindi, configurarsi le seguenti fattispecie:

1)    i beni rinvenuti corrispondono a quelli risultanti dalle scritture contabili. In tal caso si procederà esclusivamente all’aggiornamento dei valori, cd “ammortamento” in base alle percentuali stabilite per ogni categoria di bene.

2)    I beni rinvenuti non corrispondono a quelli risultanti dalle scritture contabili. In tal caso di dovrà procedere alle cd.

Þ   sistemazioni contabili inventariando i beni rinvenuti e non iscritti in inventario (il valore sarà determinato dalla commissione); discaricando i beni presenti in inventario, ma non rinvenuti durante la ricognizione (provvedimento del Dirigente Scolastico con indicazione di eventuale obbligo di reintegro a carico di responsabili) oppure apportando correzioni alle scritture a seguito della rilevazione di meri errori di registrazione.

Anche in questo caso, successivamente alle sistemazioni contabili, si dovrà procedere all’aggiornamento dei valori.

Allo scopo di mantenere sempre aggiornati i valori rappresentati nella consistenza patrimoniale, la procedura di ammortamento va, comunque, eseguita annualmente, al termine dell’esercizio finanziario, prendendo in riferimento la classificazione del bene, il valore dello stesso, la percentuale di deprezzamento e l’anno di acquisizione.

Non sono soggetti ad ammortamento:

·       i beni di valore storico-artistico che seguono il criterio della stima

·       i beni immobili, il cui valore viene calcolato in base alla rendita catastale rivalutata ai fini della determinazione dell’imposta sui beni immobili

·       i valori mobiliari che seguono le quotazioni della borsa o, se inferiore, il valore nominale.

Þ   Redazione nuovo inventario. Al termine delle operazioni di ricognizione, di sistemazione contabile e di aggiornamento dei valori, dovranno essere compilate le nuove scritture di inventario. I beni vengono rinumerati dal numero 1 ed iscritti in base al valore aggiornato. Su ognuno di essi dovrà essere apporta una targhetta con il nuovo numero e la categoria di classificazione.

Nel caso in cui in fase di ricognizione dovessero risultare beni mancanti, essi andranno eliminati dall’inventario. Tale procedura si diversifica, a seconda che si tratti di:

·       beni mancanti per causa forza maggiore ovvero beni trafugati. In tal caso il Dirigente Scolastico emette un provvedimento di discarico al quale sarà allegata la denuncia alle autorità di Pubblica Sicurezza

Diversa è la procedura per l’eliminazione dall’inventario dei:

·       beni inservibili. Si intendono i beni divenuti inservibili per l’istituzione scolastica per il raggiungimento delle finalità istituzionali ed inutilizzabili anche per soggetti esterni (es. non conformi alla normativa sulla sicurezza sui luoghi di lavoro). In tal caso il Dirigente emette un provvedimento di discarico al quale dovrà essere allegata la relazione dell’apposita commissione che ha dichiarato i beni, appunto, inservibili

·       beni fuori uso. Beni rotti, danneggiati o guasti, per i quali l’eventuale riparazione risulterebbe anti-economica per la scuola

·       beni obsoleti. Beni funzionanti, ma ormai superati dal punto di vista tecnologico, anche in relazione alla cura dell’interesse pubblico, concretamente perseguito

·       beni non più funzionali. Beni integri e suscettibili di riuso, ma non più rispondenti alle esigenze dell’attività svolta.

Per tali tipologie, occorrerà:

ØUna relazione del Direttore SGA al Dirigente sull’esistenza di tali tipologie di beni con l’indicazione delle circostanze che ne hanno determinato la situazione ed un elenco analitico.

ØUna valutazione dei materiali da parte della Commissione tenendo conto degli ammortamenti operati sul valore iniziale. Tale operazione deve risultare da apposito verbale

ØUn provvedimento del Dirigente Scolastico per la cessione o l’eliminazione dei beni in base al verbale della Commissione

ØL’emissione di un avviso d’asta da pubblicarsi sul sito dell’Istituzione Scolastica e comunicato agli studenti. L’aggiudicazione viene fatta al migliore offerente. A seguito del versamento dell’importo, da parte dell’aggiudicatario, il Dirigente Scolastico può emettere il provvedimento di discarico.

ØIn caso di mancata aggiudicazione o gara deserta, i beni possono essere ceduti a trattativa privata a titolo oneroso o gratuito a favore di enti pubblici non economici, Onlus, pro-loco, parrocchie.

Se la cessione è a titolo oneroso, il provvedimento di discarico verrà emesso successivamente al versamento di quanto dovuto nel bilancio dell’Istituzione Scolastica.

Se la cessione è a titolo gratuito il provvedimento di discarico può essere emesso successivamente alla sottoscrizione del verbale di consegna dei beni trasferiti.

ØNell’ipotesi in cui le cessioni a titolo oneroso e/o gratuito non vadano a buon fine, i beni possono essere conferiti allo smaltimento, nel rispetto delle norme sulla tutela ambientale. L’eliminazione dei beni avviene allegando al dispositivo dirigenziale il verbale attestante lo smaltimento stesso.

Il Ministero dell’Istruzione, con le linee guida trasmesse con nota prot. 4083 del 23.02.2021 ha garantito alle II.SS un valido supporto per una gestione patrimoniale uniforme ed omogenea, tale da facilitare anche le attività di vigilanza e di controllo da parte dei Revisori dei Conti.

Dal canto loro, le II.SS. avranno a disposizione gran parte dell’esercizio finanziario 2021 per procedere a tutte le operazioni di “sistemazione” volte al rinnovo decennale (inteso come termine ultimo) che condurranno naturalmente ad una fotografia del patrimonio chiara, reale ed “attualizzata”.

Lì, 15.03.2021

D’INTESA CON IL PRESIDENTE

IL DIRIGENTE NAZIONALE

Alfonsina Montefusco

 


 

Fonte: ANQUAP | pubblicato in data